Начальник управления
Фефелова Валентина Сергеевна
Телефон, факс (486 2) 75-13-18
Основные обязанности:
- обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам;
- обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением документов;
- осуществлять контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях университета;
- принимать участие в разработке и внедрении новых технологий работы с документами в университете;
- разрабатывать нормативно-методические документы по делопроизводству в университете и организовывать разработку сводной номенклатуры дел университета;
- отвечать за сохранность и надлежащее использование печатей (гербовой, для документов), а также учредительной и иной документации университета;
- заверять копии документов университета;
- обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;
- осуществлять контроль за деятельностью архива университета.
Помощник ректора
Подашевко Елена Евгеньевна
Телефон (486 2) 75-15-14
Телефон, факс (486 2) 75-13-18
E- mail: info@oreluniver.ru
Основные обязанности:
- исполнение функций по обеспечению работы ректора;
- подготовка документов и материалов, необходимых для работы ректора;
- контроль качества подготовки, правильность оформления, согласования, утверждения
- документов, представляемых на подпись ректору;
- получать для ректора информацию от работников университета, вызывать их по поручению ректора;
- осуществлять работу по подготовке заседаний, совещаний, проводимых ректором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о месте, времени, повестке заседания);
- организовывать прием посетителей;
- передавать и принимать информацию по телефону и факсу;
- вести прием и отправку корреспонденции с помощью электронной почты;
- принимать документы (приказы, заявления, служебные записки, заявки и др.) на подпись ректору.
Общий отдел
Адрес: 302026 г. Орел, ул. Комсомольская, д.95
Корпус № 1, этаж 2, кабинет 227
Телефон: 8 906 664 22 28
E- mail: ob_otd@ostu.ru
Начальник отдела
Гнеушева Галина Ивановна
Телефон: 8 906 569 64 64
E- mail: ob_otd@ostu.ru
Основные обязанности:
- организовывать и обеспечивать работу общего отдела;
- осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их оформлением;
- организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения университета документов текущего делопроизводства, в т.ч. приказов, распоряжений;
- осуществлять контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;
- обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;
- принимать участие в разработке нормативно-методических документов по делопроизводству в университете, сводной номенклатуры дел университета;
- принимать участие в разработке и внедрении новых технологий работы с документами в общем отделе университета.
Ведущий документовед
Троицкая Ольга Ивановна
Корпус № 1, этаж 1, кабинет 108
Телефон,факс (486 2)75-13-18, 8 906 664 55 53
E-mail: kor@ostu.ru
Основные обязанности:
- осуществлять прием, регистрацию, учет, рассылку входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативный поиск и выдачу информации по документам;
- осуществлять передачу документов на исполнение в соответствии с резолюциями ректора;
- осуществлять подготовку необходимых документов;
- осуществлять работу по размещению в интернет- представительстве (web-сайте университета) распорядительных документов;
- обеспечивать сохранность документации;
- организовывать сдачу документации в архив;
- вести протоколы ректората университета;
- осуществлять регистрацию, учет, доведение до исполнителей приказов ректора по основной деятельности университета;
- осуществлять проставление печатей (гербовой и «для документов») на документах;
- осуществлять ведение табеля учета рабочего времени сотрудников управления документооборота.
Документовед
Агаркова Юлия Юрьевна
Корпус № 1, этаж 2, кабинет 227
Телефон: 8-906-662-88-89
E- mail: ob_otd@ostu.ru
Основные обязанности:
- осуществлять регистрацию и отправку исходящей корреспонденции по каналам почтовой связи;
- осуществлять проверку правильности оформления исходящих документов;
- осуществлять учет исходящей корреспонденции в журналах регистрации;
- осуществлять обслуживание франкировальной машины;
- оказывать методическую помощь работникам структурных подразделений по вопросам, связанным с оформлением служебных писем и другой корреспонденции.
Документовед
Позднякова Юлия Александровна
Корпус № 1, этаж 2, кабинет 227
Телефон: 8-906-664-22-28
E- mail: ob_otd@ostu.ru
Основные обязанности:
- осуществлять регистрацию, учет, изготовление и заверение копий приказов ректора по личному составу обучающихся, личному составу слушателей, распоряженийи передача их в структурные подразделения университета;
- осуществлять оперативный поиск и выдачу информации по распорядительной документации;
- осуществлять систематизацию и хранение распорядительных документов, законченных делопроизводством и передачу их в архив университета;
- осуществлять работу по размещению в интернет- представительстве (web-сайте университета) распорядительных документов;
- оказывать методическую помощь работникам структурных подразделений по вопросам, связанным с оформлением распорядительных документов.
Инженер-программист
Митина Татьяна Викторовна
Корпус № 1, этаж 2, кабинет 227
Телефон: 8-906-664-22-28
E- mail: ob_otd@ostu.ru
Основные обязанности:
- проектирование, эксплуатация и совершенствование автоматизированных информационных систем, касающихся документационного обеспечения управления, проектирование и актуализация баз и банков данных;
- осуществлять регистрацию, учет, изготовление, заверение копий приказов ректора по административно-финансовой деятельности и личному составу работников и передача их в структурные подразделения университета;
- осуществлять оперативный поиск и выдачу информации по распорядительной документации;
- осуществлять систематизацию и хранение распорядительных документов, законченных делопроизводством и передачу их в архив университета;
- осуществлять работу по размещению в интернет- представительстве (web-сайте университета) распорядительных документов;
- оказывать методическую помощь работникам структурных подразделений по вопросам, связанным с оформлением распорядительных документов.
Заведующая архивом
Алехина Любовь Михайловна
Телефон (486 2) 41-98-16, 8 906 571 16 16
Основные обязанности:
- возглавлять работу по организации и ведению архивного дела в университете;
- обеспечивать в установленном порядке прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов;
- руководить работой по составлению научно-справочного аппарата, обеспечивающих учет и использование архивных документов (описи, исторические справки и др.);
- оказывать методическую помощь в поиске необходимых документов;
- инструктировать работников структурных подразделение университета о порядке формирования, подготовки и сдаче документов в архив;
- контролировать сроки поступления в архив документов, законченных делопроизводством;
- обеспечивать формирование документов и дел постоянного и временного хранения;
- выполнять работу по составлению описей дел и передачи документов в государственный архив, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;
- принимать участи в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела, номенклатуры дел университета;
- осуществлять учет и обеспечение сохранности документов.
Архивариус
Евсюкова Людмила Николаевна
Телефон (486 2) 41-98-16
Основные обязанности:
- осуществлять прием документов структурных подразделений, законченных делопроизводством в архив университета;
- оказывать методическую помощь работникам структурных подразделений по порядку формирования дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при передаче в архив университета;
- контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством;
- осуществлять подготовку и выдачу архивных справок по запросам организаций и граждан.
Макоткина Жанна Анатольевна
Адрес: 302026 г. Орел, ул. Комсомольская, д.95
Корпус № 1, этаж 1, кабинет 108
Телефон, факс (486 2) 75-13-18
E- mail: info@oreluniv.ru
Основные обязанности:
- осуществлять прием документов структурных подразделений, законченных делопроизводством в архив университета;
- оказывать методическую помощь работникам структурных подразделений по порядку формирования дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при передаче в архив университета;
- контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством;
- осуществлять подготовку и выдачу архивных справок по запросам организаций и граждан.